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司法部公证司关于认真办好发往独联体各国使用的经济公证文书的通知

1993-07-17 00:00 【 】【纠错

发文单位:司法部公证司

文  号:[93]司公字07号

发布日期:1993-7-17

执行日期:1993-7-17

生效日期:1900-1-1

  各省、自治区、直辖市司法厅(局)公证管理处、国家公证处:

  随着我国与独联体各国经贸关系的发展,国内不少公司、企业积极开拓独联体市场,贸易往来和投资活动日益频繁,各地公证处出具的发往独联体各国使用的经济公证文书也随之增多。这些公证文书对于保证我公司、企业对独联体各国的投资和贸易活动的顺利开展起到了积极的作用。

  但是我们也发现,一些公证处出具的发往独联体各国使用的经济公证文书在质量和内容方面还存在一些亟待解决的问题,主要表现在:(一)有些公证员对涉外公证文书的质量不够重视,有的违反办证程序,将涉外公证交由非涉外公证员办理;办证人员对当事人提供的文件审查不细,证明的文件内容不完备甚至有明显错误,公证文书中证词与所证内容不符,文件的签署日期与证词中所述日期不一致或与出证日期矛盾等;(二)办证经验不足,对独联体各国的有关法律规定缺乏了解,仅凭国内当事人的要求出证,存在一定的盲目性,一些公证文书因不符合使用国的要求而影响正常使用,造成当事人徒劳往返;(三)公证书格式不规范,证词用语不当、表述不清,容易产生歧义,译文不够完整和准确,文书装订不合要求;(四)缺乏保密意识,有的将政府及有关部门的批件中不宜对外公开的内容,也以证明文件的复印件与原件相符的形式进行证明直接提供出去,对外造成不良影响,等等。

  针对以上问题,为提高发往独联体各国使用的经济公证文书的质量,保证公证文书发挥效用,经商外交部领事司同意,特就有关问题通知如下:

  一、要认真重视涉外经济公证文书的质量。涉外公证文书质量的好坏,不仅影响到我国公证机关的威信,也直接影响国家的声誉。各地公证处首先要从思想上重视涉外公证文书质量的提高,严格按照《公证程序规则(试行)》和有关规定把好出证关,保证发往独联体各国使用的经济公证文书及其他涉外公证文书的质量。同时,切实注重公证人员素质的提高,公证处领导更要以身作则,适应新形势,抓紧业务学习,不断提高业务水平。

  二、要通过办证过程,注意及时了解和掌握独联体各国涉及公证业务的有关法律、法规,增强办证的针对性,为企业与独联体各国进行经贸活动提供法律咨询和法律服务。近年来,俄罗斯、哈萨克斯坦等国为鼓励和规范外商在该国的投资活动,已先后颁布了外商投资法。根据这些法律,外国投资者在该国创办合资、独资企业或分支机构,在办理国家注册时,必须向注册机关提交一系列公证证明。现将有关资料附后(附件一),供各地办证时参考。

  三、从独联体各国的规定和经贸活动的实践看,公证机关为我国企业到独联体开展投资或其他经贸活动,出具的证明材料主要有:企业法人营业执照、公司章程、资信证明、授权委托书,以及董事会(或职工大会)决议、在外设立机构的批准证书等。公证处在出具以上证明时,应注意所证明的文件和公证书均应附俄文译文,公证书证词中应证明该文件的俄文译文与原文内容相符。要做到译文完整、翻译准确。译文应另纸打印,附在文件之后,一并装订在公证书内。装订顺序:第一页为所证明文件的中文本(或复印件);第二页为该文件的俄文译文;第三页为公证书;第四页为公证书的俄文译文。

  四、办证时应特别注意公证文书的规范性:

  1.证明企业法人营业执照。当地审批机关对外商法人资格的审查一般要求提供法人营业执照,因此,为方便当事人在独联体各国设立机构,开展经贸活动,对企业法人资格的证明,宜采取直接证明企业法人营业执照复印件与原件相符、发照机关印章属实、俄文译文与原文内容相符的形式出证,具体证词格式及其俄文译文见附件二、三。应注意所证明的营业执照复印件应与原件完全一致,不得再加盖其他任何印章。办证时还应特别注意审查执照上已按规定进行企业法人年检的记录。

  2.证明公司章程。公司章程上只加盖公司印章,公证处证明公司印章属实、译文与原文相符。

  3.证明企业资信情况。企业资信证明必须由与该企业有直接业务关系的银行(一般是企业的开户行)出具。否则,不予公证。证明企业资信情况,公证处以证明有权人的签名、印章属实、译文与原文相符的形式出证。

  4.证明授权委托书。授权委托书和证词中均应写清委托人和受托人的职务和身份。公证处以证明签名、印章属实,译文与原文相符的形式出证。另外,授权委托书上不应盖有其他政府部门的证明印章。

  5.证明董事会或职工大会的决议。董事会或职工大会的决议应由公司加盖印章,并由董事会成员或企业法定代表人签名。公证处证明签名、印章属实、译文与原文相符,证词中还应写明签名人的职务和身份。

  6.证明批准证书。国内企业在国外创办企业、设立机构,需经对外贸易经济合作部或其授权的省(自治区、直辖市)外经贸主管部门同意并颁发批准证书,见附件四、五。对批准证书进行公证时,可直接证明批准证书(或复印件)上的发证机关印章属实,译文与原文相符。

  公证处在办理其他国家和地区的涉外经济公证中的成功做法,应注意及时积累和总结,了解的新情况和遇到的新问题,应当及时反映和请示。

  本通知请转办理涉外公证的各公证处遵照执行。

  附件:三、证明书俄文译文(略)

  附件一:《俄罗斯联邦外国投资法》(节录)

  (1991年9月1日)

  第三章 建立与解散外资企业

  第十六条 外资企业的国家注册

  外资企业的国家注册由俄联邦财政部或其他被授权的国家机关办理。

  外资超过一亿卢布的企业需经俄联邦部长会议批准,再由俄联邦财政部办理注册。俄联邦部长会议应从外商向俄联邦财政部递交申请之日起两个月内签发许可或驳回申请,并阐明驳回理由。

  外资企业办理国家注册需具备下列文件:

  1.合资企业

  ①创办人的注册申请书;

  ②经公证确认的创办书副本两份;

  ③依法需做的有关鉴定的鉴定书;

  ④苏联法人还需出示公证确认的由财产人做出的创办企业决定书副本或其授权机关的决定书副本以及经公证确认的每位参与建立合资企业的苏联法人的创办书副本;

  ⑤由投资商的业务银行或其他金融信贷机构出具的外商支付能力书(附经公证的俄语译文);

  ⑥根据投资人所在国、国籍国或长期居住国立法出具的原始国商务登记节录或其它能证明其法律地位的同等证书(附经公证的俄语译文)。

  2.外商独资企业

  ①投资商的注册申请书;

  ②经公证的创办书副本两份;

  ③由投资商的业务银行或其它金融信贷机构出具的外商支付能力书(附经公证的俄语译文);

  ④原始国商务登记节录(附经公证的俄语译文);

  ⑤依法需做的有关鉴定的鉴定书。

  3.外资企业分支机构及外国法人分支机构

  ①筹建分支机构的企业领导人签署的注册申请书;

  ②经公证的企业管理机构做出的创办分支机构决定书副本;

  ③经公证的分支机构状况副本两份;

  ④经公证确认的筹建分支机构的企业的创办书;

  ⑤外国法人需根据所在国法律出示原始国商务登记节录或其它能证明其法律地位的同等证书(附经公证的俄语译文);

  ⑥依法需做的有关鉴定的鉴定书。

  业已注册的外资企业和分支机构对其创办书需做补充和改动或申报解散企业,也应注册备案。

  业经公证的由企业主管机构做出的关于修改或补充创办书的决议副本,外资企业必须在决议通过后三十日内交注册机关。创办书中的修改及补充只有注册后方能生效。

  《哈萨克斯坦共和国外商投资法》(节录)

  (1992年3月9日)

  第十三条 外资企业创办书及国家注册

  外资企业创办书应包括下列内容:(1)企业的经营宗旨及其项目;(2)合资人的国籍及所在国地方行政机关的认定书;(3)法定投资额及各合资人份额;(4)机构设置及其各自的权限;(5)企业决策程序及解散的办法;(6)必须写明不违反哈现行法律和本法。

  外资企业的国家注册由哈萨克斯坦外贸部或其他国家授权的机构办理;如超过一亿哈币的外资企业则由哈政府批准。从外商递交申请之日起两个月内批准或不批准,批准者发给许可证;不批准者发给不批准的通知书,在通知书中写明拒绝的理由。

  外资企业办理国家注册必须备齐下列文件:

  (一)合资企业:(1)创办人要求注册的申请书;(2)申请书的公证确认的副本(两份);(3)投资者银行或金融机构出示的资信;(4)投资人的身份证明。

  (二)独资企业:(1)投资商的国家注册申请书;(2)经公证的创办书副本(两份);(3)投资商银行或金融机构出示的外商支付能力书;(4)投资者的身份证明。

  (三)外资企业分支机构及外国法人在哈境内设立的分支机构:(1)注册申请书必须有上一级企业领导人的签字;(2)经公证确认的分支机构决定书副本;(3)外国法人的身份证明。

  附件二:证 明 书

  ( )××字第××号

  兹证明前面复印件与××工商行政管理局于××××年×月×日发给××××(企业全称)的注册号为××《企业法人营业执照》的原件相符,原件上“××工商行政管理局”的印鉴属实。该复印件后所附的俄文译本与中文原本内容相符。

  中华人民共和国××省××市(县)公证处

  公证员:   (签名)

  ××××年×月×日

  附件四:在国外举办

  中外合资(中方独资)企业

  批准证书

  中华人民共和国

  对外经济贸易部

  ---------------------------------
  |                               |
  |             批 准 证 书           |
  |                               |
  |              外经贸政发字〔19  〕 号   |
  |                               |
  | 根据中华人民共和国有关法律规定,经审查,同意在       |
  |                               |
  |                   举办右页所列中外合资  |
  |                               |
  | (中方独资)企业。                     |
  |                    一九  年 月 日  |
  |                               |
  ---------------------------------
  ------------------------------------
  | 企 |中文|                           |
  | 业 |--|---------------------------|
  | 名 |外文|                           |
  | 称 |  |                           |
  |---|--|---------------------------|
  | 法 |中文|                           |
  | 定 |--|---------------------------|
  | 地 |外文|                           |
  | 址 |  |                           |
  |---|--|---------------------------|
  | 合 |中方|                           |
  | 资 |--|---------------------------|
  | 各 |外方|                           |
  | 方 |  |                           |
  |------|---------------------------|
  | 注册资本 |               |中方| %|外方| %|
  |------|---------------------------|
  |   |总额|                       100%|
  | 实 |--|---------------------------|
  | 际 |中方|                          %|
  | 投 |--|---------------------------|
  | 资 |外方|                          %|
  |   |--|---------------------------|
  |   |  |                           |
  |------|---------------------------|
  | 合资年限 |                           |
  |------|---------------------------|
  | 经  营 |                           |
  | 范  围 |                           |
  |------|---------------------------|
  | 批准文件 |                           |
  |------|---------------------------|
  | 申报文件 |                           |
  |------|---------------------------|
  | 备  注 |                           |
  ------------------------------------

  附件五:

编号:

国际经济技术合作公司

国外常设机构

批准证书

中华人民共和国

对外经济贸易部

  ---------------------------------
  |                               |
  |                               |
  |                               |
  |              批 准 证 书          |
  |                               |
  |                ( )外经贸合驻证字第  号 |
  |                               |
  | 根据中华人民共和国有关规定,经研究,同意          |
  |                               |
  |  公司按右页所列在                     |
  |                               |
  |  国家(地区)设立常设机构。                |
  |                               |
  |                               |
  |                       年  月  日 |
  |                               |
  |                               |
  |                               |
  ---------------------------------
  ---------------------------------
  | 国外机构 |中文|                     |
  |      |--|---------------------|
  | 名  称 |外文|                     |
  |------|--|---------------------|
  | 国外机构 |中文|                     |
  |      |--|---------------------|
  | 地  址 |外文|                     |
  |---------|---------------------|
  | 主 管 部 门 |                     |
  |---------|---------------------|
  |         |          国外机构负责人    |
  | 人 员 编 制 |---------------------|
  |         |   姓  名   |   职  务   |
  |---------|---------------------|
  |         |                     |
  |---------|---------------------|
  |公司申报文号及日期|                     |
  |---------|---------------------|
  |主管部门报批   |                     |
  |文号及日期    |                     |
  |---------|---------------------|
  |经贸部批准    |                     |
  |文号及日期    |                     |
  |---------|---------------------|
  |    备    |                     |
  |         |                     |
  |    注    |                     |
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