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从平凡到卓越:律师如何通过知识管理提升自己

2017-06-23 16:32  来源:宋靓雪纠错 | 打印 | 收藏 | | |

2017年5月27日,人工智能“阿尔法狗”最终以3:0战胜柯洁,可谓是继首部100%由人工智能创作的诗集诞生后,人工智能又一次以耀眼异常的姿态示于人前,让我们大感科技的魅力之余,不禁开始思考技术对我们的影响。

律师行业作为一个历史悠久的行业,历来都是精英汇聚之地,然而即便是伟大的棋手柯洁最终都因负于人工智能而泪洒赛场,对于律师们而言,似乎亦应当思变图强。在人工智能日新月异的背景下,律师与律所应适时调整其历来厌恶风险与改变的习惯,利用互联网平台以及相关的基础设施,对知识进行有效管理,做到与时俱进。

一、知识管理的内涵与意义

知识管理具备丰富的内涵和外延,具体而言,是指知识获取、加工、输出、使用和创新的过程,亦是将碎片化的数据和信息转化为知识的过程。

对于律师而言,通过知识管理,可将不同领域的知识精确分类,进而有效率地对其进行加工与吸收,从而提升一般意义上个人信息获取的价值,提高所获取信息对其自身业务发展的贡献率。在此基础上,通过有效的知识积累,可减少日常工作过程中重复而低效的工作,提升工作效率。同时,在当今信息爆炸和信息碎片化的背景下,律师面临海量的知识源头,其自身所掌握知识价值的半衰期在逐渐变短,知识的平均质量逐日变低,线上阅读比重增大,互联网基础设施成本降低。因此,律师有必要利用现有的互联网工具,适当做出改变,充分挖掘和享受基础设施的红利。

对于律所而言,基于对大数据的把握与管理,可了解目前不同领域的业务回报率,在此基础上,可对低回报业务进行取舍,对高回报业务加大投入。此外,律所可以知识管理为契机,通过制定并发布行业标准,将业务领域作进一步延伸。借助人工智能,做好法律服务标准化的基础工作,从而输出相关业务的行业规则,提高律所的品牌影响力。

二、律师的知识管理之道

实质上,律师的知识管理可分为两部分,一是对现有知识进行归纳总结,提高工作效率,同时温故知新;二是学习并吸收新知识,应对律师行业的新的变化与需求。但不论是对原有知识的再学习,抑或对新知识的吸收,欲提高知识管理之效率,律师应首先做好时间管理。律师可通过制定个性化的时间管理体系,合理利用碎片化时间,在执行相应计划的同时,对计划进行进一步的维护与迭代,从而培养终生受益的时间管理方法论,并以此作为知识管理的基础。

(一)现有知识的管理

1.文档命名

为实现对现有知识的科学管理,首先规范对各类文件的命名。一个文件名中至少应该有以下的要素:时间要素,主体要素,名称要素,版本要素。

2.建立档案

命名后,应根据客户、案件、事项等分别建立档案。具体而言,应秉持一客一档、一项一档、一事一档的原则,项目中的所有文件都要完整归档,不能缺漏。

(二)新知识的管理

对于崭新的业务领域,律师可通过以下四步,做到对相关知识快速有效的掌握。

1.知识收集

律师可通过软件快捷地收集信息与获取知识,以实现便捷高效的知识管理。专门的知识管理软件可避免手机与电脑之间的繁复传输而导致的的时间浪费,同时,对于收集后的信息,“印象笔记”可实现便捷检索与实时预览,提高信息的使用效率。

2.知识加工

在对知识进行初步收集后,应及时对其进行学习与吸收,建议律师通过专门的知识管理软件记录学习过程中的重点与难点,例如,通过软件,对已经获取的知识通过高亮、备注等方式加以处理,便于日后再次学习。

3.建构体系

在对某一领域的知识进行收集、加工后,建议律师通过Outline等软件,构建现有的知识的体系,实现知识管理的逻辑化、条理化。

4.输出分享

在建构相应的知识体系后,律师团队内部可通过Teambition等团队工作软件设立BBS,实现信息的共享与观点的碰撞。

三、律所的知识管理之道

(一)专业的知识管理人员

对于律所而言,知识管理是一件需要长期投入但短期收效甚微的事业,因此,寄希望于律所自觉完成不具有现实性。同时,知识管理也需要对相关软件、云平台进行维护与掌握,因此,配备专业的知识管理人员,是律所做好知识管理工作的前提。

(二)建立标准化文件库

建立标准化文件库,一方面可以维护律所的整理形象,另一方面也可以帮助律师提高不同业务领域的工作水平。

建议律所通过云系统对文档进行集中保存与管理。借助云系统,律所可将不同业务领域的标准化文档自动集中,并及时进行精细化管理。在此基础上,相关文件可实现自动更新,避免因多次下载而导致效率低下。此外,使用云系统,律师可将纸质文档直接转换为可供编辑的word模式,在节省工作时间的基础上,快捷地实现电子存档。

(三)借助公共软件,提高工作效率

首先,建议律所通过SaaS系统实现案件文档的自动流转。目前律所的文档流转主要是通过邮件的方式,建议日后采用云系统,可节省发送邮件的时间,并可通过本地修改,实现最新版本的传送,并以此作为统一的资料外发渠道,在客户面前,维护律所统一高效的形象。

其次,建议律所通过 Teambition等工作软件,提升团队合作效率。在工作进程中,律师遇到疑难问题或对具体工作有所总结时,可使用Teambition软件记录,避免因传统工作软件的繁复操作而导致灵感丢失。在相关工作完成或告一段落后,团队可就所有工作进行总结并复盘,提高后期工作的效率与质量。

此外,Teambition软件可建立团队共享的日程表,方便团队成员了解他人的工作日程,并据此更好地安排自身工作。在时间紧急的情况下,Teambition软件可实现文件的协同起草与修改,大大提升工作效率。

责任编辑:蔡利艳

责任编辑:ang
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